县住房和城乡建设局材料归档和档案管理制度（全新原创）

　　县住房和城乡建设局材料归档和档案管理制度

　　（2025年03月16日）

　　为加强档案管理，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际，制定本制度。通过规范文件材料的归档范围、程序及保密要求，确保档案管理工作的科学性、系统性和规范性。

　　一、文件材料归档范围与分类

　　(一) 普通文件材料的归档范围

　　普通文件材料是指在日常工作中形成的、不涉及工作秘密的各类文件资料。具体包括：上级单位或部门组织召开的重要会议的会议材料；本单位起草的调查报告、典型材料；年度工作计划、规划以及工作总结等；各类普查活动中形成的文件材料；建议、政协提案办复过程中产生的文件材料。这些材料不仅反映了单位的工作进程，也为后续决策提供了重要参考依据。

　　(二) 工作秘密文件材料的归档范围

　　工作秘密文件材料是指涉及单位内部机密事项、不宜公开的文件资料。主要包括和国家领导人及上级机关领导视察、检查本单位工作时形成的题词、讲话、声像、图片等重要文件资料；组会、局长办公会、局务会的记录、纪要；上级单位和有关部门下发的文件，本单位制发或与有关部门联合制发的文件、报表等；代上级机关起草的文件的最后草稿；请示与上级的批复，下级单位的请示、报告与本机关的批复、批示；组织沿革、大事记，干部职工、员花名册，干部任免的文件资料；劳动模范、先进工作者的表彰材料、事迹材料；对有关人员的处分材料；干部职工的录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等人事管理相关文件资料。

　　二、档案管理的具体要求

　　(一) 归档时间与程序

　　所有需归档的文件材料应在形成后及时整理归档。具体归档时间为：每年第一季度完成上一年度形成的文件材料的归档工作；对于临时性、突发性任务形成的文件材料，应在任务完成后一个月内归档。归档程序包括收集、整理、鉴定、编目和移交等环节。各部门应指定专人负责文件材料的收集和整理，并按照统一的标准进行分类、编号和编目。归档文件材料应完整、准确，符合档案管理的要求。

　　(二) 档案保管与利用

　　档案保管应遵循安全、保密、有序的原则。档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫等功能，确保档案的安全存储。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，防止档案损毁或丢失。对于涉及工作秘密的档案，应严格限制查阅权限，未经批准不得擅自复制或外借。档案利用应遵循申请、审批、登记的程序，确保档案使用的合法性和规范性。应充分利用现代信息技术，建立电子档案管理系统，提高档案管理的效率和便捷性。

　　(三) 档案销毁与鉴定

　　对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。销毁前应由档案鉴定小组进行评估和鉴定，确保销毁的档案不涉及重要信息或历史价值。销毁过程应由两名以上工作人员共同监督，并做好销毁记录。档案销毁应采用符合环保要求的方式，避免对环境造成污染。

　　三、档案管理的责任与监督

　　(一) 责任分工

　　档案管理工作实行分级负责制。局办公室负责全局档案管理工作的统筹协调和监督检查，各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档。档案管理人员应具备较高的素质和业务能力，熟悉档案管理的相关法律法规和标准规范。各部门负责人应对本部门的档案管理工作负总责，确保档案管理工作的顺利开展。

　　(二) 监督检查

　　局办公室应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。监督检查的内容包括：归档文件材料的完整性、准确性；档案保管条件的达标情况；档案利用的合规性；档案销毁的合法性等。监督检查结果应作为年度考核的重要依据，对表现突出的部门和个人给予表彰奖励，对存在问题的部门和个人进行通报批评并限期整改。

　　四、档案信息化建设

　　(一) 电子档案管理

　　随着信息技术的发展，电子档案已成为档案管理的重要组成部分。本局应积极推进电子档案管理系统的建设，实现档案的数字化存储和网络化管理。电子档案管理系统应具备数据采集、存储、检索、备份等功能，确保电子档案的安全性和可靠性。应建立健全电子档案管理制度，明确电子档案的归档范围、格式要求、存储介质和安全管理措施。

　　(二) 数据共享与安全保障

　　在推进档案信息化建设的过程中，应注重数据共享与安全保障的平衡。通过建立统一的数据交换平台，实现与其他部门和相关单位的档案资源共享，提高工作效率和服务水平。应采取严格的网络安全措施，防止档案信息泄露或被非法篡改。对于涉及敏感信息的档案，应设置访问权限，确保只有授权人员才能查看和使用。

　　五、附则

　　本制度自发布之日起施行。此前有关档案管理的规定与本制度不一致的，以本制度为准。各部门应根据本制度的要求，结合自身实际情况，制定具体的实施细则，并报局办公室备案。本制度由局办公室负责解释。

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