机关档案管理规定（全新原创）
机关档案管理规定
（2025年03月16日）
为进一步规范和加强各级机关档案管理工作，确保档案信息的完整性、系统性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规，制定本规定。以下从总则、职责分工、档案管理要求及监督检查等方面展开详细说明。
第一章 总则
机关档案作为机关工作中不可或缺的信息记录，承载着重要的历史价值和社会意义。本规定旨在通过科学合理的制度设计，强化机关档案工作的规范化管理，推动档案资源的有效利用，为机关依法行政、科学决策提供坚实支撑。明确机关档案工作的基础性作用，强调其在维护单位合法权益、反映机关历史真实面貌中的重要地位。
机关档案工作遵循统一领导与分级管理相结合的原则。国家档案行政管理部门负责统筹规划全国机关档案工作，并对和国家机关档案工作进行监督指导；地方档案行政管理部门则依据上级部门的指导，在本行政区域内开展相关工作，确保机关档案管理制度化、规范化运行。
第二章 职责分工
一、国家档案行政管理部门职责
国家档案行政管理部门承担着全局性、战略性的重要职能，具体包括：制定全国机关档案工作的总体发展规划，建立健全相关规章制度，协调解决跨区域、跨部门的重大问题，组织开展档案理论研究和技术推广，以及对和国家机关档案工作进行监督检查。，还应定期组织培训活动，提升档案从业人员的专业素质，推动档案信息化建设进程。
二、地方档案行政管理部门职责
地方档案行政管理部门需结合本地实际，细化落实国家有关政策法规，制定符合地方特点的具体实施方案。主要任务涵盖：监督指导辖区内机关档案工作的开展情况，建立完善档案收集、整理、保管、利用等环节的操作规程，组织开展档案业务交流与合作，促进档案资源共享。要注重加强对基层单位档案工作的支持和服务，确保档案管理工作的全面覆盖。
三、机关内部档案管理机构职责
各机关应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案事务，明确其职责范围和工作流程。具体而言，需做好档案的日常管理工作，包括但不限于文件材料的收集归档、分类编目、安全保管、借阅审批等环节。，还应配合上级部门开展档案检查评估，及时整改发现的问题，不断提升档案管理水平。
第三章 档案管理要求
一、档案收集与整理
机关档案的收集整理是档案管理工作的重要基础环节。各单位应严格按照档案法及相关规定，对公务活动中形成的各类文件材料进行全面系统的收集。对于不同载体形式的档案资料，应采用相应的技术手段进行数字化处理，确保档案信息的完整性和可追溯性。要注重档案分类体系的科学构建，按照时间、主题、功能等因素合理划分，便于后续查询使用。
二、档案保管与保护
档案保管工作直接关系到档案信息的安全保障。各单位应建立健全档案库房管理制度，配备必要的设施设备，如恒温恒湿控制系统、防火防盗装置等，以防止档案因环境因素受损。对于珍贵档案或涉密档案，还需采取更加严格的保护措施，限制非授权人员接触。，要定期对档案状况进行检查维护，发现问题及时修复处理。
三、档案利用与服务
档案的价值最终体现在其实际应用中。因此，机关档案管理工作不仅要注重保存，更要强调利用。各单位应在遵守保密规定的前提下，积极开发档案资源，为机关决策、科学研究、社会教育等提供有力支持。可通过建设数字档案馆、开放查阅窗口等方式，扩大档案服务覆盖面，提高公众获取档案信息的便利度。
第四章 监督检查
一、监督检查机制
为确保机关档案管理工作的有效实施，必须建立完善的监督检查机制。国家和地方档案行政管理部门应定期组织专项检查活动，重点核查档案管理制度执行情况、档案质量状况以及安全管理措施落实情况。鼓励引入第三方评估机构参与评价，增强监督检查的客观公正性。
二、问题整改与责任追究
针对监督检查中发现的问题，相关单位应及时制定整改措施并限期完成整改任务。对于因失职渎职导致档案损毁、丢失或其他严重后果的行为，应依法追究相关人员的责任，形成强有力的震慑效应。，还要将监督检查结果纳入机关年度考核体系，促进档案管理工作持续改进。
结语
机关档案管理工作是一项长期而艰巨的任务，需要各方共同努力才能取得实效。通过严格执行本规定，不断完善档案管理制度，强化档案队伍建设，提升档案信息化水平，必将为机关各项事业的发展提供更加坚实的档案保障。希望各机关以此为契机，进一步深化对档案工作重要性的认识，扎实推进档案管理工作再上新台阶。
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