文件材料收集归档制度（首发）

　　文件材料收集归档制度

　　（2025年03月16日）

　　为进一步加强和规范文件材料的收集与归档工作，确保档案信息资源的完整性、准确性和系统性，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规的规定，结合本单位实际情况，制定本制度。

　　第一章 总则

　　第一条 为明确文件材料收集归档工作的基本要求和责任分工，保障档案管理工作的科学化、规范化和信息化水平，特制定本制度。第二条 本制度所称文件材料，是指本单位在履行职能过程中形成的各种形式和载体的记录，包括但不限于纸质文件、电子文档、声像资料、实物档案等。第三条 各部门应将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入本部门职责范围，并将其列入相关人员的岗位责任制及绩效考核体系。第四条 负责文件材料积累、整理和归档的工作人员，应当严格遵守相关法规和标准，确保文件材料的完整性、准确性、规范性和及时性。

　　第二章 工作职责

　　第五条 档案管理部门作为文件材料归档工作的主要负责机构，需定期深入各部门开展指导、监督和检查工作，确保归档流程符合规定。档案管理部门应通过培训等方式提升各部门工作人员的档案意识和业务能力。第六条 各部门负责人应对本部门文件材料的形成和归档工作负总责，指定专人负责具体事务，确保归档工作有序进行。第七条 文件材料的形成者或经办人，在完成任务后应及时将相关文件材料移交至档案管理部门，不得擅自留存或销毁。

　　第八条 归档范围

　　根据国家档案局的相关规定，结合本单位实际需求，以下文件材料均需纳入归档范围：（一）本单位重要决策、会议纪要、领导批示及其他具有保存价值的文字材料；（二）各类项目立项、实施、验收等环节形成的文件材料；（三）对外交流合作中产生的协议、合同、函件等；（四）科研成果、技术文件、统计数据等相关资料；（五）反映本单位历史沿革、组织架构调整等情况的文件材料；（六）其他需要长期保存的重要文件材料。

　　第三章 归档要求

　　第九条 归档文件的书写材料必须有利于长久保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等易损材质。第十条 归档文件材料应确保内容完整、数据准确，且所有签批手续完备。对于涉及多部门协作的文件材料，应由牵头部门统一汇总后提交归档。第十一条 所有归档文件材料需经部门或项目负责人审定，确保其真实性和权威性。第十二条 归档文件材料的整理应遵循系统性和规范性的原则，按照时间顺序、主题分类或其他适宜方式妥善编排。第十三条 声像材料（包括照片、录音、录像等）和实物档案应附带详细的文字说明一同归档；外文材料应附带翻译文本；电子文件应与纸质文件同步归档，以保证信息的一致性和可追溯性。

　　第四章 归档程序

　　第十四条 文件材料的归档工作应按照“谁形成、谁归档”的原则进行。各部门应在文件材料形成后的规定时间内完成初步整理，并向档案管理部门提交归档申请。第十五条 档案管理部门收到归档申请后，应及时对提交的文件材料进行审核，重点检查其完整性、准确性和规范性。对于不符合归档要求的材料，应退回原部门重新整理。第十六条 经审核合格的文件材料，由档案管理部门登记造册并存入档案库房。建立电子目录以便于后续查询和利用。第十七条 对于特殊载体的文件材料，如声像资料、实物档案等，应采取专门的保护措施，确保其安全存放和有效利用。

　　第五章 监督与考核

　　第十八条 档案管理部门应定期对各部门的文件材料归档工作进行监督检查，发现问题及时纠正。第十九条 将文件材料归档工作的完成情况纳入年度考核指标体系，对于表现突出的部门和个人给予表彰奖励；对于未按要求完成归档任务的部门和个人，视情节轻重予以批评教育或相应处罚。第二十条 鼓励各部门创新归档方式方法，充分利用现代信息技术手段提高工作效率和管理水平。

　　第六章 附则

　　第二十一条 本制度自发布之日起施行，此前有关文件材料收集归档的规定与本制度不一致的，以本制度为准。第二十二条 各部门可根据本制度制定具体的实施细则，并报档案管理部门备案。第二十三条 本制度由档案管理部门负责解释。

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